3 étapes clés pour déployer un CLM de manière structurée et sécurisée
1. Approfondir la conception fonctionnelle du CLM dans une logique itérative
La phase de déploiement du CLM s’ouvre par la poursuite de la conception fonctionnelle, amorcée dès les premiers ateliers, planifiés lors de la phase de mise en place du CLM. À ce stade, il ne s’agit plus de s’assurer que l’outil réponde aux attentes du processus cible, mais bien d’en détailler :
- les étapes ;
- les règles de gestion précises ;
- et les flux d’approbation.
Cette formalisation s’accompagne de la validation :
- des interfaces ;
- des matrices d’autorisation ;
- et des enchaînements logiques entre modules.
Chez Clairio, nous veillons à ce que cette conception détaillée soit directement alimentée par les cas d’usage remontés dans les ateliers. Cela permet de maintenir une cohérence entre les besoins initiaux et les paramétrages finaux, un point central dans toute démarche visant à réussir son projet CLM. Le lien entre documentation fonctionnelle et configuration technique devient ici central. Il garantit que chaque décision prise, sur un workflow, un modèle de clause, une logique de reporting, trouve une traduction dans l’outil sans déformation ni approximation.
Cette étape permet également de réengager les utilisateurs référents sur la cohérence globale du dispositif. En les mobilisant à nouveau pour la relecture des parcours, la validation des choix les plus fins ou la hiérarchisation des fonctionnalités, on prépare une appropriation plus fluide et plus active du CLM lors des phases suivantes.
2. Organiser une campagne de tests rigoureuse et progressive avant de déployer le CLM
Une fois les paramétrages réalisés, vient le temps des tests. Cette phase ne se limite pas à un simple contrôle technique. Elle constitue un moment de vérification métier, de qualité des données, de vérification des autorisations par type de profil, d’ajustement fonctionnel et de montée en qualité de l’ensemble des collaborateurs mobilisés sur le projet. Il est donc essentiel que cette phasesoit structurée, outillée et pilotée.
Chez Clairio, nous accompagnons la rédaction des plans de tests dès la fin de la conception. Ceux-ci distinguent :
- les tests unitaires (par fonctionnalité) ;
- les tests d’intégration (enchainement des processus liés entre eux) ;
- et les tests de performance (robustesse du système).
Chaque scénario est documenté, chaque anomalie remontée est challengée puis priorisée, et chaque correction est tracée.
La mobilisation des utilisateurs métier dans cette phase est indispensable. Elle permet de valider les cas d’usage réels, d’identifier les écarts entre les parcours cibles et l’outil, et d’ajuster les interfaces. Ce travail d’itération, s’il est correctement animé, renforce la qualité du déploiement tout en sécurisant l’adhésion.
3. Préparer le Go Live du CLM à travers un cut-over plan structuré
Le déploiement du CLM se conclut par la préparation de la mise en production. Cette transition ne doit rien au hasard. Elle repose sur :
- un rétroplanning précis ;
- une coordination étroite entre les parties prenantes ;
- et un plan de bascule (cut-over plan) formalisé. Ce dernier définit les étapes de bascule, les responsabilités associées, les jalons de validation et les scénarios de repli.
Cette préparation comprend également une première simulation du Go Live lorsque cela est possible : pré-bascule partielle, test en environnement miroir, validation croisée avec les systèmes sources.
Chez Clairio, nous recommandons systématiquement cette approche de « mise à blanc », qui permet de déminer les risques avant le passage en réel. Elle apporte de la confiance, sécurise l’équipe projet, et permet de lisser les imprévus.
3 conditions pour réussir le déploiement d’un CLM : migration, changement et alignement métier/SI
1. Exécuter une migration de données maîtrisée pour un CLM fiable
La migration des données constitue l’un des points les plus sensibles du déploiement. Une donnée mal formatée, mal historisée ou mal rattachée peut créer des ruptures dans les flux, des erreurs dans les tableaux de bord ou des blocages dans les parcours utilisateurs. Pour cette raison, nous considérons que la migration ne se limite pas à un transfert technique : elle doit être pensée comme une chaîne de fiabilisation.
Dans notre approche, chaque étape est documentée : audit initial, nettoyage, structuration des métadonnées, définition des règles de correspondance, rédaction des scripts, tests de reprise, validation des écarts. L’objectif est d’assurer à la fois l’intégrité des données et leur bonne intégration dans les processus cibles.
Gartner (2021) rappelle que plus de 80 % des échecs d’implémentation sont liés à une mauvaise maîtrise des données, un enjeu encore renforcé lorsque l’on souhaite activer des usages avancés, notamment en matière d’intelligence artificielle appliquée au CLM. En structurant ce chantier dès le lancement, puis en le déroulant avec rigueur pendant le déploiement, on évite les effets de rejet au moment du Go Live.
2. Maintenir l’effort de conduite du changement pendant le déploiement du CLM
Le changement ne se joue pas uniquement avant ou après le déploiement. Il se joue aussi, et surtout, pendant cette phase, où les utilisateurs commencent à voir l’outil prendre forme, à tester ses fonctionnalités, à formuler leurs premières impressions. Le risque serait ici de relâcher l’accompagnement alors même que les premières frictions émergent.
Clairio met en place un accompagnement renforcé à ce stade. Cela passe par l’application de la stratégie de communication établie en amont du projet, via :
- des newsletters internes, des sessions Q&A ;
- une mise à jour hebdomadaire des supports de communication ;
- une diffusion progressive des supports de formation (vidéos, guides, micro-learning), et une mobilisation active des relais internes.
Cette présence visible maintient le lien avec les équipes et permet de corriger les malentendus avant qu’ils ne se cristallisent.
McKinsey (2020) souligne que les projets intégrant une logique de changement continue sont deux fois plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs de transformation. Cette donnée valide l’importance de poursuivre l’effort, même quand le projet semble entrer dans une mécanique plus technique.
3. Aligner humain, technique et métier pour une bascule CLM réussie
Le succès du déploiement repose en fin de compte sur un alignement fin entre les parcours utilisateurs, les paramétrages techniques, et les processus cibles. Cette convergence n’est jamais automatique. Elle doit être construite, animée, orchestrée.
Cela suppose une présence forte de l’équipe projet, des comités de suivi resserrés, des arbitrages rapides et une documentation à jour. C’est dans cette orchestration que réside toute la valeur du pilotage :
- relier les phases ;
- faire dialoguer les acteurs ;
- anticiper les blocages ;
- et maintenir le cap.
Chez Clairio, nous intervenons précisément sur ce point d’équilibre. Notre double compétence métier/SI nous permet d’assurer cette cohérence fine entre conception, outils et usages. Elle transforme un déploiement technique en une transition maîtrisée.
Déployer un CLM, c’est donner corps à la transformation
Le déploiement est souvent vu comme une étape purement technique. Il est en réalité un moment d’alignement stratégique. C’est là que l’on vérifie la cohérence entre ce qui a été pensé et ce qui est réellement activé. C’est là que les équipes commencent à se projeter dans leurs futurs usages, que les parcours deviennent concrets, que les données prennent sens.
Mais c’est aussi une phase exigeante, qui nécessite rigueur, coordination, capacité à réagir vite et à arbitrer avec discernement. C’est une période où le projet peut s’accélérer ou se dégrader.
Chez Clairio, nous accompagnons cette phase en la considérant comme centrale. Nous sécurisons les flux, animons la conduite du changement, structurons les tests et préparons la bascule avec méthode. C’est cette approche intégrée, à la fois technique, humaine et fonctionnelle, qui permet réellement de déployer un CLM de manière durable et maîtrisée.
L’article pour réussir un Go Live CLM vous explique comment se déroule la phase suivante, le Go Live, ultime bascule vers l’environnement cible, avec ses exigences spécifiques de coordination, de réassurance et de stabilisation rapide.
Pour découvrir comment nous accompagnons nos clients dans ces différentes phases, vous pouvez consulter notre offre CLM Performance contractuelle.
Références bibliographiques
- Gartner (2021). Why Data Quality Is the Root Cause of Digital Failure. Stamford: Gartner.
- McKinsey & Company (2020). Unlocking Success in Digital Transformations. New York: McKinsey Global Institute.
- Prosci (2022). Best Practices in Change Management. Loveland: Prosci Inc.
