3 leviers pour mettre en place un CLM efficacement et fédérer les équipes
1. Faire du kick-off un moment d’alignement stratégique et opérationnel
Le kick-off constitue bien plus qu’un événement de lancement. Il est un levier d’alignement puissant, à condition qu’il soit structuré autour des bons profils et porteur d’une vision claire.
La présence du sponsor, souvent directeur juridique, responsable transformation ou membre du COMEX, donne au projet sa légitimité politique. Le sponsor incarne la volonté de changement et sécurise les arbitrages à venir. Son engagement actif est reconnu comme un facteur de succès : selon Prosci (2022), 74 % des projets qui aboutissent sont soutenus par un sponsor visible et impliqué.
À ses côtés, le chef de projet métier joue un rôle de pivot : il articule les ambitions stratégiques avec les réalités fonctionnelles. Il structure les travaux, organise les ateliers, et devient la courroie de transmission entre les équipes projet, les utilisateurs et les prestataires.
Le chef de projet IT complète ce dispositif en garantissant la cohérence technique et en anticipant les contraintes d’intégration.
Les deux chefs de projets doivent lancer les instances clés, le COPRO et le COPIL avec une régularité attendue par les parties prenantes. Ces comités sont essentiels pour prendre les décisions clés tout au long de la mise en place du CLM.
La présence des utilisateurs référents est tout aussi importante. En donnant une voix aux équipes terrain, elle permet d’ancrer le projet dans la réalité opérationnelle et d’identifier les points de vigilance dès l’amont. Chez Clairio, nous veillons à ce que ce moment fondateur ne soit pas traité comme une simple formalité, mais comme un véritable démarrage de la collaboration.
2. Déployer une communication ciblée et continue pour soutenir la mise en place du CLM
Un lancement réussi de votre CLM repose également sur une communication rigoureuse. Celle-ci ne doit pas se limiter à une annonce formelle. Votre communication doit expliquer :
- les enjeux du projet ;
- ses objectifs concrets ;
- les étapes clés ;
- et surtout les bénéfices attendus pour les équipes.
La communication doit être segmentée selon les profils (métier, IT, direction, terrain) et combinée à plusieurs formats : réunions, supports écrits, échanges en présentiel ou à distance.
Cette transparence permet de :
- réduire les incertitudes ;
- prévenir les résistances ;
- installer un langage commun entre les acteurs du projet.
Elle prépare aussi le terrain pour les premières phases d’appropriation. La clarté des messages renforce la confiance. La fréquence des échanges assure une continuité qui donne du rythme.
Clairio accompagne la structuration de cette communication dès les premiers jours : éléments de langage, messages clés, calendrier éditorial, outils de diffusion. Ce travail permet de créer une dynamique de projet fluide, sans effets de rupture ni silos informationnels. Nous intervenons sur mesure en fonction de la mobilisation possible du client sur l’axe communication.
3. Ancrer une dynamique de collaboration durable
Le lancement d’un CLM ne s’arrête pas au jour du kick-off. Pour créer une dynamique de projet pérenne, il faut structurer un cadre de travail efficace. Cela passe par l’identification de relais locaux – key users ou champions – capables de porter les messages au quotidien et d’assurer un lien permanent entre les équipes projet et les utilisateurs. Ces acteurs jouent un rôle essentiel dans la fluidité du projet. Ils contribuent à :
- remonter les irritants ;
- encourager l’appropriation ;
- et sécuriser la chaîne d’adhésion.
Par ailleurs, l’usage d’outils collaboratifs bien configurés permet d’installer des routines efficaces : partage de livrables, remontée des questions, planification des ateliers, centralisation documentaire. Cette infrastructure, couplée à une animation régulière des comités projet, garantit un projet qui avance, avec lisibilité et constance.
3 actions clés pour réussir le lancement opérationnel de votre CLM
1. Organiser les ateliers de conception du CLM comme un espace de co-construction
Les ateliers de conception marquent le véritable point de démarrage opérationnel. Ils permettent de passer d’une intention générale à une formalisation progressive des processus cibles. Ces ateliers ne doivent pas être perçus comme un simple recueil des besoins (déjà fait auparavant au moment de la rédaction du cahier des charges). Ils incarnent une méthode de co-construction itérative, où les attentes fonctionnelles sont confrontées aux contraintes techniques pour aboutir à des arbitrages réalistes.
La réussite de ces ateliers repose sur plusieurs éléments :
- une préparation rigoureuse (ordre du jour, documentation transmise en amont ou au plus tard au début de la phase d’atelier, validation de l’objectif) ;
- une animation maîtrisée ;
- une traçabilité des décisions prises.
Ils permettent de :
- valider les flux ;
- anticiper les scénarios d’usage ;
- formaliser les règles de gestion.
Cette phase pose les bases de la configuration future du CLM et garantit une meilleure appropriation de l’outil à terme.
2. Sécuriser la migration des données sur votre CLM : qualité, structure, traçabilité
La migration des données est souvent une source d’incertitude et de risque. Pourtant, son pilotage peut être anticipé dès le lancement du projet CLM. Un audit initial de la qualité des données permet de dresser un état des lieux des documents existants, de leurs formats, de leur complétude et de leur structure.
Ce diagnostic conditionne la stratégie de migration : choix des données à intégrer, nettoyage préalable et tout au long du projet, structuration des métadonnées, et définition d’une méthode (batch ou incrémentale) et d’un planning jusqu’au Go Live.
Chez Clairio, nous traitons ce chantier avec une rigueur particulière. Une donnée mal migrée est une donnée non fiable, et donc une source de rejet de l’outil. Selon Gartner (2021), 84 % des projets digitaux échouent en raison d’une mauvaise qualité de données. C’est pourquoi nous intégrons ce sujet dans les premières semaines du projet, et non comme une action technique de fin de parcours.
Pour les organisations souhaitant ensuite tirer parti de l’intelligence artificielle dans leur CLM, cette exigence de fiabilité est d’autant plus cruciale. Une donnée erronée ou incohérente compromettra toute exploitation pertinente de l’IA, qu’il s’agisse d’automatiser des tâches, d’extraire des insights ou d’améliorer la performance contractuelle.
3. Déployer les premiers leviers du changement dès le lancement du CLM
La conduite du changement commence au démarrage du projet CLM, pas à la mise en production. Dès les premières semaines, il faut réaliser une matrice d’impacts afin d’en ressortir un plan d’actions qui s’articulera autour de 3 axes :
- L’organisation : celle-ci sera différente entre l’avant-projet et le déploiement effectif de l’outil. Chaque intégration d’outil amène forcément des impacts sur l’organisation et cela se travaille. Notamment avec la collaboration des équipes R.H. de l’entreprise.
- La communication : une stratégie doit être établie et ciblée. La présence de relais locaux joue un rôle clé. Elle renforce la proximité et accélère l’adhésion.
- La formation : une stratégie est également à mettre en place ici en tenant compte des contraintes d’organisation de l’entreprise.
Cette phase permet également d’ajuster les dispositifs prévus :
- documentation utilisateur ;
- gestion des autorisations par profil/métiers ;
- modalités de support.
Elle permet de capter les premiers signaux faibles, de répondre aux interrogations, et d’éviter les effets de rupture entre les phases de mise en œuvre du CLM. En adoptant une posture proactive, on limite les résistances futures et on renforce la légitimité de la transformation.
Du lancement maîtrisé de votre CLM à son adoption durable
Lancer un projet CLM, ce n’est pas seulement poser des jalons techniques : c’est enclencher une dynamique collective, installer une gouvernance, structurer une méthode de travail. C’est construire les fondations de la réussite du projet CLM. Cette phase conditionne largement la trajectoire future : un lancement brouillon ralentit le projet, crée de la défiance, et fragilise l’adoption.
Chez Clairio, nous faisons du lancement une étape stratégique à part entière. En combinant expertise métier, maîtrise des environnements SI et attention portée à l’humain, nous apportons nos conseils en Contract Lifecycle Management et les aidons à sécuriser cette phase cruciale de mise en œuvre.
Le bon tempo, la bonne équipe, les bons outils : c’est cette combinaison qui transforme l’élan initial en dynamique durable et permet de mettre en place un CLM efficacement. Et maintenant, il est temps déployer le CLM, moment-clé de réalisation des flux, de miese en œuvre technique et de finalisation des paramétrages.
Références bibliographiques
- Gartner (2021). Why Data Quality Is the Root Cause of Digital Failure. Stamford: Gartner.
- McKinsey & Company (2020). Unlocking Success in Digital Transformations. New York: McKinsey Global Institute.
- Prosci (2022). Best Practices in Change Management. Loveland: Prosci Inc.
