3 étapes décisives pour préparer le déploiement d’un CLM
1. Constituer une équipe projet CLM, disponible, légitime et équilibrée
La première responsabilité d’un cadrage rigoureux de projet consiste à rassembler les bons profils autour de la table. Dans un projet CLM, les enjeux sont à la fois fonctionnels, juridiques, techniques et organisationnels : l’équipe projet doit donc refléter cette diversité.
Pourtant, au-delà des compétences, il faut penser à l’après. Un projet de transformation transverse constitue souvent une parenthèse exigeante et formatrice pour les collaborateurs mobilisés. Anticiper leur retour en poste, valoriser les compétences acquises et accompagner leur évolution professionnelle permet de transformer l’expérience projet en véritable levier de développement, autant pour l’organisation que pour les individus.
La présence d’un sponsor de haut niveau, incarnant la vision stratégique du projet et capable de trancher les arbitrages transverses, est essentielle. Il peut s’agir du directeur juridique si son rôle est suffisamment influent, d’un membre du COMEX ou, plus rarement, de la direction générale.
Autour du sponsor, une direction de projet doit être constituée, avec des rôles clairement identifiés :
- Un chef de projet métier, interne ou externe, chargé de traduire les besoins fonctionnels, de formaliser les processus cibles et de faire le lien entre le terrain et les équipes techniques.
- Un responsable IT, garant de la cohérence avec les architectures existantes, les projets numériques en cours et la gouvernance des données.
- Des utilisateurs référents, issus des métiers, qui partagent leurs pratiques, testent les prototypes et valident la cohérence des parcours proposés.
- Des experts du changement, enfin, qui anticipent les résistances, mobilisent les relais d’adhésion et posent les bases d’une conduite du changement durable.
Cette structuration de l’équipe projet permet d’assurer à la fois :
- la cohérence du projet ;
- la fluidité des échanges ;
- l’implication des acteurs clés dès le départ.
Selon Prosci (2022), 74 % des projets réussis sont portés par un sponsor actif et visible, capable de s’impliquer dans la durée et de soutenir les équipes face aux arbitrages nécessaires.
Chez Clairio, nous accordons une attention particulière à la composition de cette équipe :
- une équipe trop technique risque de perdre de vue les enjeux métier ;
- une équipe trop juridique peut ignorer les contraintes d’interopérabilité.
L’équilibre entre expertise fonctionnelle, sens des usages et maîtrise des systèmes est une des conditions de réussite du projet CLM.
2. Mettre en place une gouvernance CLM claire et des outils de collaboration efficaces
Constituer une équipe ne suffit pas. Encore faut-il lui donner les moyens de travailler efficacement, de documenter ses décisions et de maintenir un rythme soutenu dans la durée.
L’un des premiers actes structurants d’un avant-projet réussi consiste à mettre en place une gestion documentaire robuste, souvent via une GED projet intégrée aux outils existants (SharePoint, Teams, Google Drive…). Cet espace commun devient le référentiel vivant de l’équipe. Elle y centralise les procès-verbaux, les matrices de décision, les plannings, les fiches de cadrage et les livrables intermédiaires.
Pour garantir une utilisation fluide, il est indispensable de :
- définir des règles de nommage claires ;
- standardiser les livrables à travers des templates partagés (compte rendu, fiche d’atelier, plan d’action…).
Ces bonnes pratiques évitent la dispersion documentaire. Elles assurent une traçabilité rigoureuse et font gagner un temps précieux à l’ensemble de l’équipe projet.
En parallèle, la gouvernance du projet doit être pensée dès le départ.
- Le comité projet (COPRO) constitue la première instance opérationnelle : il réunit chaque semaine les chefs de projet, les référents métier et les représentants IT. Ce comité assure le suivi du planning, le traitement des alertes et la coordination quotidienne. Les points non résolus ou nécessitant un arbitrage sont ensuite remontés au comité de pilotage (COPIL).
- Le COPIL, composé des sponsors et décideurs, valide les grandes orientations, tranche les sujets structurants et garantit la cohérence stratégique du projet.
Selon la complexité du programme, des comités spécialisés peuvent compléter ce dispositif (interfaces SI, impacts métier, gestion des risques). Cette gouvernance en cascade offre à la fois lisibilité, réactivité et sécurité décisionnelle à l’ensemble des parties prenantes.
3. Cadrer le périmètre du projet CLM et projeter la cible opérationnelle
Une fois l’équipe en place et la gouvernance définie, l’avant-projet doit permettre de clarifier ce que le projet va couvrir, à quel rythme, et sur quelle base documentaire.
Le périmètre fonctionnel est une première étape incontournable. Il s’agit de confirmer, avec les directions concernées :
- les processus et les types de contrats qui seront intégrés dans le CLM ;
- les entités ou départements concernés ;
- les interfaces techniques envisagées.
Ce périmètre peut être progressif – par vagues, par entités pilotes – mais il doit être stabilisé et documenté dès l’avant-projet pour éviter les dérives ultérieures.
Ce travail est complété par une phase de diagnostic documentaire. Les objectifs sont de :
- centraliser les modèles existants ;
- cartographier les circuits de validation ;
- d’analyser les référentiels (matrices de délégation, processus internes, pratiques locales).
Ce diagnostic ne doit pas se limiter aux procédures formelles : il vise aussi à objectiver les écarts entre théorie et réalité terrain. C’est cette lecture de l’existant qui permettra ensuite d’animer les ateliers de conception.
Enfin, cette étape permet de projeter une première vision cible, aussi bien sur les processus que sur l’architecture applicative. Le CLM étant rarement un outil isolé, il doit être pensé comme un orchestrateur, en interaction avec les systèmes amont et aval (ERP, CRM, signature, archivage…). Chez Clairio, nous accompagnons nos clients dans la modélisation de ces flux cibles, afin d’assurer une cohérence technique et fonctionnelle dès l’amont.
3 conditions essentielles pour un avant-projet CLM réussi
1. Définir les indicateurs clés dès l’avant-projet CLM
Un projet CLM n’atteint ses objectifs que s’il est porté par une vision claire, incarnée par un sponsorship fort et traduite en indicateurs mesurables. Le sponsor donne le cap, mais ce sont les KPIs qui permettent de vérifier, pas à pas, que la trajectoire reste alignée sur les priorités métiers.
Dès les premières semaines, les équipes doivent co-construire des indicateurs partagés : non pas comme de simples outils de reporting, mais comme des repères de pilotage collectif. Ces KPIs guident les arbitrages, favorisent la transparence et créent un langage commun entre juridique, métier et IT.
Chez Clairio, nous recommandons de structurer les indicateurs autour de trois familles :
- usage : fréquence d’utilisation, taux d’adoption, retour des utilisateurs ;
- qualité : conformité des contrats, fiabilité des données, taux d’erreur ;
- impact : réduction des délais, efficacité des processus, gain de visibilité sur le portefeuille contractuel.
Une étude du Project Management Institute (2021) montre que les projets pilotés par des indicateurs partagés ont 2,5 fois plus de chances de réussir.
Mais pour que ces chiffres vivent, il faut qu’ils soient incarnés : c’est le rôle du sponsor. Il fait de ces KPIs des outils de gouvernance, de communication et de motivation au sein du projet CLM.
2. Anticiper la migration des données
La migration des données est souvent la pierre d’achoppement des projets CLM. Mal menée, elle fragilise la confiance dans l’outil ; bien préparée, elle devient un vecteur de crédibilité et d’adhésion. Selon Gartner (2021), plus de 80 % des échecs d’implémentation de systèmes digitaux sont dus à une qualité de données insuffisante.
Pour éviter cet écueil, Clairio engage dès le cadrage un audit complet de l’existant : qualité des bases, cohérence des formats, doublons, obsolescences. À partir de ce diagnostic, une stratégie est élaborée :
- migration par lot (batch), adaptée aux environnements maîtrisés ;
- migration incrémentale, plus progressive, limitant les risques d’interruption.
Mais la réussite de cette phase repose surtout sur la capacité du sponsor à en faire une priorité. Il donne à la migration une légitimité qui dépasse la sphère technique :
- en arbitrant les moyens ;
- en mobilisant les équipes métiers ;
- en rappelant l’importance stratégique de la qualité des données.
Chez Clairio, nous traitons la migration comme un projet dans le projet : gouvernance propre, livrables documentés, et chef de file identifié. Cette approche rigoureuse permet de garantir un socle de données fiable et exploitable dès le Go-Live, condition indispensable à la confiance des utilisateurs et à la performance du futur CLM.
3. Structurer la conduite du changement dès le cadrage du projet CLM
Enfin, la meilleure technologie ne suffit pas si elle n’est pas comprise, appropriée et portée par ceux qui l’utilisent. C’est pourquoi la conduite du changement doit être structurée dès l’avant-projet, avec le sponsor comme figure d’impulsion et d’incarnation.
Changer un outil contractuel, c’est transformer des habitudes ancrées : les chaînes de validation, les responsabilités, les modes de communication internes. Pour accompagner cette mutation et démarrer un CLM efficacement, Clairio met en place une méthodologie en trois volets :
- une matrice d’impacts pour identifier les populations concernées et les zones de résistance ;
- une stratégie de communication claire et différenciée selon les publics ;
- une trajectoire de formation progressive, favorisant la montée en compétence et l’autonomie.
Le sponsor y joue un rôle essentiel : il porte le sens de la transformation, donne de la visibilité au projet et rassure les équipes dans les phases critiques. Selon McKinsey (2020), 70 % des projets digitaux échouent faute de stratégie de changement cohérente, un chiffre qui chute drastiquement lorsque le sponsorship est fort, visible et constant.
Chez Clairio, nous plaçons donc la conduite du changement au même niveau que la technique : c’est la clé de la durabilité. Le CLM n’est pas seulement un outil, mais un nouvel écosystème de travail. Et pour qu’il s’installe durablement, il faut un leadership incarné, des messages clairs et une dynamique collective entretenue.
Préparer pour transformer
L’avant-projet est bien plus qu’une étape de préparation. Il constitue le socle stratégique du tout projet de Contract Lifecycle Management (CLM). C’est à ce moment que l’on clarifie les ambitions, que l’on stabilise les équilibres humains et techniques, que l’on anticipe les chantiers critiques — migration, adoption, interopérabilité.
Préparer le déploiement d’un CLM, c’est donc bien plus que choisir un outil : c’est créer les conditions d’une transformation maîtrisée et durable. Un projet bien cadré, bien gouverné et bien piloté dans sa phase amont a toutes les chances de réussir.
Chez Clairio, nous avons structuré notre approche autour de cette conviction. L’efficacité contractuelle ne repose pas seulement sur la qualité d’un outil, mais sur la manière dont il est préparé, porté et déployé. L’avant-projet est la première brique d’un projet durable, utile et accepté par les équipes. Puis place à la deuxième brique, la phase de lancement : retrouvez nos conseils opérationnels pour mettre en place un CLM efficacement.
Références bibliographiques
- Gartner (2021). Why Data Quality Is the Root Cause of Digital Failure. Stamford: Gartner.
- McKinsey & Company (2020). Unlocking Success in Digital Transformations. New York: McKinsey Global Institute.
- Project Management Institute (2021). Pulse of the Profession: Beyond Agility. Pennsylvania: PMI.
- Prosci (2022). Best Practices in Change Management. Loveland: Prosci Inc.
