Les six étapes clés pour structurer votre projet CLM
1. Avant-projet : poser les fondations stratégiques et organisationnelles
La phase d’avant-projet permet de poser clairement les objectifs, d’identifier précisément les enjeux métier et d’organiser la gouvernance dès le début. Le « cadre est posé ». Cette étape est fondamentale, car elle conditionne tout le projet. Selon le Project Management Institute (2021), une gouvernance claire dès le départ multiplie par trois les chances de réussite d’un projet complexe.
Chez Clairio, nous préconisons de constituer dès l’amont une équipe projet multidisciplinaire : juristes, opérationnels, informaticiens, spécialistes de la conduite du changement. Ce collectif :
- permet une identification précoce des risques ;
- favorise l’anticipation des besoins ;
- assure une cohérence entre les attentes métiers et les contraintes techniques.
Par exemple, il est très important et recommandé de ne pas attendre le kick off pour constituer l’équipe projet : c’est déjà trop tard.
2. Lancement : impulser une dynamique collective et opérationnelle
La phase de lancement du projet CLM est décisive pour mobiliser durablement les parties prenantes. Un kick-off bien orchestré, réunissant sponsors, équipes métier, juristes et DSI, permet d’aligner les attentes et d’affirmer le soutien de la direction.
Nous recommandons d’organiser des ateliers collaboratifs pour cartographier précisément les processus actuels et cibler les premiers scénarios d’amélioration.
3. Déploiement : concevoir avec rigueur, tester intensivement et migrer stratégiquement
Les étapes détaillées de conception générale permettent de formaliser clairement les modèles contractuels, les processus d’approbation et les workflows de validation nécessaires à l’efficacité du CLM. Chaque choix technique doit être confirmé avec les métiers pour éviter tout décalage.
La phase de tests est essentielle pour sécuriser l’usage futur de l’outil. Clairio applique une démarche rigoureuse :
- tests unitaires techniques (SIT) ;
- tests d’acceptation métier (UAT) ;
- tests de bout-en-bout (E2E).
Ce dispositif permet de sécuriser tant la robustesse technique que l’adéquation fonctionnelle.
La migration des données constitue aussi une étape stratégique majeure : selon Gartner (2021), 84 % des projets échouent du fait d’une gestion inadéquate des données. Chez Clairio, nous menons systématiquement un audit qualité approfondi, suivi d’une stratégie claire de nettoyage et d’uniformisation des données. Nous garantissons ainsi une reprise fiable des données.
4. Go-Live : réussir la transition opérationnelle sans rupture
Le passage en production, lors de la mise en place d’un CLM, est critique. Chaque erreur peut affecter significativement l’activité de l’entreprise. Clairio préconise un plan détaillé (cut-over plan) pour orchestrer chaque étape du basculement opérationnel. L’objectif est de définir précisément les rôles, les responsabilités et les jalons horaires clés.
Une cellule de gestion de crise préventive est activée, avec des réunions de pilotage fréquentes pour anticiper ou gérer immédiatement les incidents éventuels (Cobblestone Software, 2024). Cette vigilance permet d’assurer une transition fluide et sécurisée.
5. Hypercare : renforcer l’adoption et stabiliser l’usage
La phase d’Hypercare vise à sécuriser durablement l’adoption du CLM par les utilisateurs finaux. Elle dure généralement entre un et six mois après le Go-Live. Pendant cette période, Clairio met en place un accompagnement renforcé, avec une équipe support dédiée, des sessions de formation complémentaires et des ateliers de suivi régulier.
Cette étape est également importante pour faire un état des lieux de ce qui a bien été implémenté et ce qui doit encore l’être. En effet, pendant le déploiement, des choix ont pu être faits pour s’assurer d’un Go live réalisé à la date initiale souhaitée. Il faut, du coup, planifier la suite des opérations avec les fonctionnalités et les zones géographiques non encore déployées.
Cette proximité avec les utilisateurs permet de recueillir et d’intégrer rapidement leurs retours. Cela stabilise ainsi l’usage quotidien de l’outil et valide les bénéfices attendus.
6. Amélioration continue : pérenniser les acquis et évoluer avec agilité
Enfin, une démarche d’amélioration continue garantit que le projet CLM reste pertinent et efficace dans la durée. Clairio met en place des revues périodiques pour suivre l’évolution des indicateurs clés comme les délais de traitement, le taux d’adoption, la réduction des litiges… Nous ajustons ainsi en permanence les processus en fonction des besoins et des retours utilisateurs.
Une roadmap évolutive est co-construite avec les métiers pour anticiper les évolutions réglementaires, technologiques ou organisationnelles futures. Cette approche dynamique assure que le CLM demeure un véritable atout stratégique dans le temps.
La spécificité Clairio : une approche stratégique, hybride et engagée
Une double compétence métier / SI : piloter l’alignement transversal
Notre force, chez Clairio, réside dans notre capacité à faire dialoguer les enjeux juridiques, opérationnels et technologiques. En combinant des profils à forte appétence métier avec des consultants maîtrisant les architectures applicatives, nous formons un véritable pont entre la direction juridique, les métiers et la DSI.
Cette hybridation, rare sur le marché, nous permet d’assurer une continuité logique et fluide entre le besoin utilisateur, la conception fonctionnelle et la mise en œuvre technique. C’est cette transversalité qui sécurise l’intégration du CLM au sein de l’écosystème SI existant (CRM, ERP, GED). Elle garantit que les choix techniques restent au service des usages réels.
Une gouvernance adaptée : structurer pour sécuriser
Dès les premières phases, nous mettons en place une gouvernance projet sur-mesure, en cohérence avec l’organisation interne du client. Cela se traduit concrètement par une comitologie claire, des circuits de validation efficaces et des rituels de pilotage qui évitent la dispersion.
Un COPIL stratégique réunit régulièrement les sponsors et directions concernées, pour trancher les arbitrages critiques et garantir un alignement business. À ses côtés, un COPRO opérationnel suit l’avancement du projet CLM, ajuste les plans de charge, et coordonne les équipes projets.
Notre présence active dans ces instances permet non seulement d’accélérer les prises de décision, mais aussi de faciliter la communication entre des interlocuteurs aux logiques parfois différentes. Cette gouvernance, documentée et animée de manière constante, est pour nous un levier indispensable pour maintenir la trajectoire et éviter les dérives d’un projet CLM.
Une méthodologie souple : se centrer sur la valeur métier
Chez Clairio, nous refusons les méthodologies figées ou déconnectées du terrain. Chaque projet est abordé avec pragmatisme : cycles courts, tests progressifs, ajustements continus. Ce pilotage agile est toujours au service d’un seul objectif : générer de la valeur métier concrète.
Nous intégrons la conduite du changement dès l’avant-projet, avec une attention constante portée aux futurs utilisateurs :
- Quelles seront leurs craintes ?
- Quels irritants doit-on éviter ?
- Comment les embarquer sans rupture ?
Cela passe par des communications ciblées, des ateliers de co-conception et un accompagnement post-Go Live renforcé.
Nous croyons profondément que la réussite d’un projet CLM ne se joue pas seulement dans les phases techniques, mais dans la capacité à créer de l’adhésion, à fluidifier les parcours utilisateurs, et à démontrer rapidement des bénéfices tangibles. C’est pourquoi notre accompagnement humain irrigue toutes les étapes, de la première réunion de cadrage jusqu’aux comités d’amélioration continue.
Pourquoi choisir Clairio pour structurer et réussir votre projet CLM ?
La réussite d’un projet CLM ne dépend pas simplement de la technologie choisie. Elle réside avant tout dans une approche stratégique globale intégrant les dimensions humaines, organisationnelles et techniques. Clairio, grâce à son positionnement hybride unique, offre précisément cette approche.
En combinant une expertise métier approfondie et une maîtrise pointue des systèmes d’information, nous sommes en mesure d’assurer pleinement une transformation pérenne et adaptée à chaque contexte d’entreprise. Notre gouvernance rigoureuse, notre méthodologie pragmatique centrée sur la valeur métier et notre accompagnement humain fort garantissent non seulement le succès immédiat de votre projet CLM, mais aussi la réussite durable du projet de l’entreprise.
Avec Clairio, vous faites le choix d’un partenaire stratégique incontournable pour structurer votre projet CLM et intégrer cet outil, sécuriser votre investissement et transformer durablement vos pratiques contractuelles.
Sources
- McKinsey & Company (2020). Unlocking Success in Digital Transformations. New York: McKinsey Global Institute.
- Gartner (2021). Data Quality and Digital Transformation. Stamford: Gartner.
- Project Management Institute (2021). Pulse of the Profession: Beyond Agility. Pennsylvania: PMI.
- Prosci (2022). Best Practices in Change Management. Loveland: Prosci Inc.
- Whatfix (2023). CLM Implementation: Steps for Success. Disponible sur: https://whatfix.com/blog/clm-implementation-9-steps-for-success
- Cobblestone Software (2024). 10 Key Steps for Successful CLM Implementation (Written by Sean Heckr)
- Concord (2025). Contract Management Implementation Guide.
- Icertis (2024). Tips for Nailing Your CLM Implementation.
